Sistem Informasi Pendidikan di Indonesia

Mengingat kerumitan organisasi pendidikan & harapan akan akurasi yang semaksimal mungkin, maka data-data yang berkaitan dengan pendidikan perlu terus dikembangkan melalui proses pembaharuan data pada setiap unit organisasi pendidikan. Di dalam dunia pendidikan setidaknya melibatkan empat sistem, yaitu sistem akademik sebagai inti sistem dan didukung oleh sistem keuangan, sistem sumber daya manusia dan sistem aset fasilitas. Sistem akademik yang sempurna itu baik dengan jumlah siswa atau mahasiswa tertentu akan mampu memprediksi jumlah kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan, biaya yang akan dikeluarkan, dan jumlah kelas maupun ruangan yang dibutuhkan. Hal tersebut berjalan secara terstruktur sesuai dengan aturan yang telah ditentukan.

1. Disintegrasi sistem informasi

Disintegrasi sistem informasi adalah terjadinya suatu kondisi di mana informasi antar satu unit dengan unit yang lain dalam sebuah organisasi pendidikan terpisah satu dengan yang lainnya. Masing-masing unit memiliki data dengan subjek dan atau objek yang sama, namun masing-masing tidak sesuai kuantitas maupun kualitas. Kebutuhan akan data dalam sistem kerja yang berjalan pada masing-masing unit organisasi perlu didorong untuk mengembangkan aplikasi pengelola data secara terintegrasi dengan pola interaksi yang disesuaikan dengan kebutuhan unit di dalam organisasi pendidikan tersebut. Basis data dikembangkan belum merujuk pada suatu sistem penyimpanan data yang terpusat, melainkan digunakan basis data berdasar pada data yang dimiliki oleh masing-masing unit. Keadaan ini menyebabkan sulitnya proses validasi dan penggunaan data secara terintegrasi dalam sebuah organisasi atau lembaga pendidikan.

2. Rendahnya penggunaan data akurat dalam sistem pengambilan keputusan

Pada intinya, data yang dimiliki dapat diidentifikasi, data masih parsial, data lambat diperbaharui, dan akurasi data belum tepat. Persoalan tersebut berawal dari sejumlah hal berikut: (1) tidak tersedianya sistem penyimpanan, pemrosesan, dan publikasi informasi yang dapat bekerja secara cepat, terintegrasi, dan dapat dipercaya, (2) dana yang tidak memadai untuk membangun infrastruktur pengelolaan data secara terpusat dan terintegrasi, (3) sumber daya manusia yang belum mampu mengikuti perubahan teknologi dalam pelaksanaan pekerjaan, karena keterbatasan pengetahuan dan keterampilan, dan (4) adanya resistensi pada pemanfaatan sistem baru, lebih nyaman menggunakan sistem lama yang sudah biasa digunakan, dirasa sudah mapan, dan dinilai baik.

3. Lemahnya sistem pembaharuan data

Data yang ada tidak memiliki mekanisme pembaharuan yang dapat berjalan secara real time. Tidak terdapat suatu mekanisme kerja sistem yang secara khusus mengatur sistem pembaharuan data secara terus menerus dan berkesinambungan. Anggaplah suatu contoh keberadaan data kepegawaian; guru atau dosen yang sudah meninggal, sudah naik pangkat atau sudah menyelesaikan studi masih belum update di sistem. Keadaan data ini bisa jadi hal sepele, namun dari sisi sistem akan berpengaruh kepada sistem lainnya, orang yang sudah meninggal masih terjadwal di akademik, orang yang sudah naik pangkat atau sudah selesai studi masih belum mendapatkan haknya. Penyebabnya mungkin karena bagian entri data tidak mendapatkan data atau laporan dari yang bersangkutan.

4. Kurangnya sistem aplikasi manajemen

Idealnya, organisasi pendidikan memerlukan sejumlah aplikasi sistem untuk mendukung terhadap manajemen pendidikan, infrastruktur yang memadai, dan sejumlah sistem aplikasi yang diperlukan pada unit yang ada dalam organisasi pendidikan tersebut secara terintegrasi, terpadu, dan real time. Basis data yang ada dapat digunakan untuk seluruh sistem yang dikembangkan dan pada dasarnya data yang objeknya sama, namun penggunaan dan pelaporan yang berbeda. Sistem aplikasi manajemen yang diterapkan pada unit akan memanfaatkan data tersebut untuk keperluan pelaporan yang berbeda. Data siswa atau mahasiswa dapat digunakan untuk pelaporan keuangan, prestasi, beasiswa, dan lainnya.

5. Tidak terjaminnya sistem keamanan

Sistem keamanan menjadi kendala terbesar dalam implementasi sistem informasi pendidikan. Sumber tidak stabilnya sistem keamanan disebabkan karena etika dan moralitas faktor internal organisasi. Meskipun, tidak menutup kemungkinan disebabkan oleh faktor eksternal. Sistem keamanan biasa meliputi keamanan sistem aplikasi, sistem keamanan monitoring, dan sistem keamanan yang berhubungan dengan konten. Terjaminnya sistem keamanan akan meningkatkan tingkat kepercayaan dari pemilik dan pengguna sistem.

6. Infrastruktur TIK yang belum memadai

Pengembangan infrastruktur TIK untuk menjamin ketersediaan layanan menjadi aspek yang mendasar. Di dalam sejumlah aplikasi sistem, kebutuhan infrastruktur menjadi prasarat dalam mengoperasionalisasikan sistem. Platform teknologi yang berupa infrastruktur hardware maupun software menjadi amat penting apabila kapasitas aksesbilitas sistem yang semakin berkembang.

7. Kelembagaan pengelolaan TIK yang belum satu atap

Masing-masing unit atau bagian yang ada di lembaga pendidikan memiliki unit atau organ yang menangani, mengembangkan, mengadakan, dan memanfaatkan sistem informasi. Hal ini yang menyebabkan kinerja lembaga pendidikan secara parsial berdasarkan unit tidak terintegrasi secara keseluruhan. Hal ini akan menjadi baik apabila unit tersebut menggunakan database bersama, namun jika unit tersebut memiliki dan mengembangkan basis data yang terpisah, maka akan menjadi tidak efektif, efisien, dan akurasi data akan menjadi lemah.

Pada dasarnya setiap kendala / masalah pasti ada solusinya. Solusi kendala / masalah" dari Sistem Informasi Pendidikan adalah:

1. Penggunaan database bersama

Sistem informasi harus dikembangkan dengan mengupayakan pemanfaatan database bersama (shared database) oleh pengguna atau sistem yang berbeda. Di samping mengurangi bahan kerja, hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pada saat menginput data (one stop inpus process) sehingga keakuratan data akan lebih terjamin. Penggunaan database bersama diharapkan akan mengurangi pekerjaan penginputan data secara manual yang berulang-ulang. Makna lain dari ini adalah basis data sama, namun keperluan berbeda untuk masing-masing unit kerja. Di dalam dunia pendidikan mulai dari taman kanak-kanak sampai perguruan tinggi sekalipun memiliki objek dan subjek yang sama semuanya bermuara pada peserta didik. Hal ini memudahkan pada pengelolaan basis data bersama untuk kepentingan bersama.

2. Aplikasi berbasis web

Aplikasi manajemen bisa dilakukan berbasis desktop atau berbasis online. Penggunaannya sangat bergantung pada tingkat keamanan, kebutuhan akan data pengguna, dan daya akses pengguna. Misalnya, untuk data yang bersifat terbatas untuk kalangan tertentu dan pada tempat tertentu dapat menggunakan aplikasi dekstop atau intranet sedangkan aplikasi yang mengolah data yang tidak kritis sebaiknya dikembangkan dengan menggunakan web sebagai antarmuka (interface). Web sebagai antarmuka akan mempermudah pemasangan (deployment) dari aplikasi. Aplikasi berbasis web memiliki fleksibilitas yang tinggi terhadap peningkatan jumlah pengguna, dengan kalimat lain memiliki tingkat skalabilitas yang lebih baik. Hal positif lain dari aplikasi berbasis web adalah kemudahan dalam pemeliharaannya. Perbaikan dan modifikasi aplikasi cukup dilakukan pada server aplikasi dan tidak memerlukan perubahan pada sisi pengguna aplikasi.

3. Sistem terintegrasi

Pengembangan sistem informasi perlu diarahkan agar tercipta sistem yang terintegrasi (integrated system). Sistem terintegrasi adalah sebuah sistem yang mampu melingkupi dan mendukung proses-proses kerja yang saling terkait. Sebagai contoh pengelolaan sumber daya manusia melibatkan proses rekrutmen, pelatihan dan pendidikan, evaluasi kinerja, pemeliharaan kesehatan, evaluasi remunerasi, dan sebagainya. Sistem terintegrasi harus dapat mendukung seluruh proses tersebut dan mengoptimalkan penggunaan hasil-hasil informasi dari proses yang lain seperti dari sistem informasi akademik, sistem informasi keuangan, dan sistem informasi aset fasilitas.

4. Interoperabilitas

Pengembangan sistem komunikasi dan informasi harus diarahkan dengan mempertimbangkan interoperabilitas antar sistem. Interoperabilitas merupakan kemampuan satu sistem untuk bekerja sama dengan sistem yang lain. Salah satu faktor penting terkait dengan interoperabilitas adalah penggunaan standar/platform yang seragam oleh sistem-sistem yang harus bekerja sama. Platform basis data menjadi acuan dalam pengembangan aplikasi-aplikasi sistem lainnya.

5. Keamanan  informasi

Sistem informasi harus mempertimbangkan aspek keamanan informasi yang akan dikelola (diakuisisi, disimpan, diolah, atau ditransfer) oleh sistem tersebut. Aspek-aspek dari keamanan informasi adalah kerahasiaan, kebenaran (validitas), dan antisipasi terhadap kehilangan data (backup dan recovery). Selain itu, etika dan moralitas sumber daya manusia yang mengendalikan sistem informasi harus memiliki integritas, jujur, dan terpercaya.

6. Skalabilitas

Pengembangan sistem informasi harus mampu mengantisipasi perubahan kapasitas dan fungsi sistem yang dibutuhkan. Perubahan kapasitas dan fungsi ini dapat disebabkan oleh sejumlah faktor, di antaranya: pertambahan jumlah pengguna, penambahan fungsi, atau sebagai dampak dari kejadian khusus tertentu. Sebagai contoh faktor-faktor tersebut, misalnya pertambahan jumlah personil, pertambahan unit, pemekaran wilayah, dinamika politik, dan keamanan.

7. Tingkat ketersediaan

Sistem informasi harus memberikan jaminan tingkat ketersediaan (availability) layanan pada saat diperlukan. Hal ini sangat bergantung pada tingkat kritisnya suatu sistem. Sistem harus dipastikan bekerja dengan baik pada saat diperlukan.

8. Kemudahan akses

Kemudahan akses harus memberikan layanan pada pengguna. Kemudahan ini dapat berupa akses terhadap layanan yang dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja, atau dapat berupa kemudahan penggunaan perangkat. Pengguna tidak dibebani untuk mempelajari sistem tetapi dapat fokus pada pelaksanaan pekerjaannnya.

9. Proses kerja yang ringkas

Terciptanya proses kerja yang lebih ringkas (streamlined operational process) akan mempermudah terhadap layanan sistem. Perencanaan sistem informasi harus mempertimbangkan peluang-peluang untuk meringkas proses kerja dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Pengembangan sistem komunikasi dan informasi tidak hanya ditujukan untuk melakukan otomatisasi pekerjaan tertentu, tetapi merupakan peluang dalam melakukan rekayasa ulang dari proses kerja.

10. Kinerja

Seharusnya sistem informasi yang baik harus mampu memberikan layanan dalam suatu rentang waktu yang dapat diterima oleh penggunannya. Kinerja sistem tidak hanya dilihat dari kapasitas sistem saja, melainkan lebih jauh dapat dilihat dari sisi penggunanya. Sistem harus mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi bagi penggunannya.

11. Otorisasi

Akses terhadap sistem hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang berhak. Hak akses terhadap sistem informasi harus diatur dan ditentukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Otorisasi pengguna sistem dapat dikembangkan berlapis. Hal ini sangat bergantung pada kompleksitas sistem informasi. Biasanya otoritas pengguna sistem dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok, yakni (1) super administator yang mampu menentukan tingkat pengguna dan memiliki otoritas penuh terhadap sistem, (2) admin yang bertanggung jawab terhadap pengguna sistem pada unit tertentu, dan (3) pengguna tingkat operator yang bertanggung jawab terhadap operasionalisasi sistem.

12. Infrastruktur bersama

Pengembangan infrastruktur perlu diarahkan pada penggunaan infrastruktur bersama. Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) pada saat ini telah memungkinkan pemanfaatan infrastruktur yang sama untuk mengalirkan berbagai bentuk informasi, seperti video, gambar, suara, dan data. Dengan perencanaan yang baik, pemanfaatan infrastruktur bersama akan mengurangi biaya yang diperlukan untuk memperoleh layanan yang dibutuhkan.

13. Komunikasi berbasis Internet Protocol (IP)

Penggunaan internet protocol (IP) sebagai standar komunikasi perlu dikembangkan. Melalui sistem informasi berbasis IP memungkinkan penggunaan infrastruktur bersama sebagaimana diuraikan pada poin sebelumnya dapat terwujud dengan baik.